Должностная инструкция. Должностная инструкция секретаря руководителя Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Структура редакции.

Деятельность газеты осуществляется по трем направлениям: редакционное, техническое и коммерческое

По газетной терминологии "редакционный" означает основное направление деятельности газеты - публикацию новостных материалов. Подготовкой этих нерекламных материалов занимается редакторский состав.

В обязанности технических подразделений входит собственно производство газеты. Эта работа включает два этапа: верстку - размещение на площади газеты текстовых и изобразительных материалов, как рекламного, так и информационного характера и изготовление формы для печати - второго этапа производства газеты

На долю коммерческих отделов выпадает важная задача поиска рекламодателей, поскольку именно за счет поступлений от рекламы газета может существовать в качестве независимой финансовой единицы. Они также занимаются привлечением подписчиков и обеспечением роста тиража, ведут бухгалтерский учет издания, включая страхование и налоги.

Внутренняя иерархия. Во главе всей организации стоит издатель. В подчинении издателя могут быть генеральный управляющий, коммерческий директор или и тот и другой, которым он передает часть своих обязанностей.

Структура редакции. Руководитель редакции называется обычно редактором или главным редактором, иногда эту должность занимает издатель, являющийся владельцем. Редактор занимается преимущественно выработкой редакционной политики газеты и подготовкой редакционных материалов, нежели рутинной работой по сбору и подготовке к публикации новостных сообщений.

Редакционным отделом руководит управляющий редактор. В случае издания в одной типографии двух или более газет (например, одна утром, другая вечером, что случается, как правило, в результате объединения самостоятельных изданий) в каждой имеется свой управляющий редактор, и они подчиняются исполнительному редактору.

Следующий уровень руководства составляют редакторы отделов городских (местных) новостей, новостей, спортивного, финансового, международного, развлечений и других. Наиболее важные здесь отделы городских новостей и новостей.

Редактор отдела городских новостей несет ответственность за освещение местных событий, контролирует работу репортеров и редакторов. Он распределяет задания между репортерами и оценивает качество их работы.

Репортеры делятся на две группы - общего назначения и специальные. Репортер общего назначения, как следует из названия, это журналист широкого профиля, достаточно информированный, по крайней мере теоретически, в различных областях знания, чтобы подготовить материал на любую тему. Эти репортеры, как правило, готовят материалы по своим темам, в которых разбираются достаточно глубоко и по которым имеют большое количество источников. Репортер широкого профиля может не захотеть становиться репортером-специалистом, не желая ограничивать свое творчество одной-двумя узкими темами.

Для репортера-специалиста специальное научное образование несущественно.

Редактор отдела новостей

Отдел новостей - это второй важный редакционный отдел. Первый, отдел городских новостей, уже описан выше. Он занимается сбором информации и подготовкой материалов. В крупной газете, к примеру, отдел спорта представляет собой целую империю со своими репортерами, корреспондентами и редакторами. То же касается отделов финансов, развлечений и других, а также воскресных приложений.

Степень специализированности отделов и сложность организации зависят от масштабов газеты.

Источники информации

Для получения информации газеты пользуются двумя основными источниками - услугами собственных сотрудников и сообщениями информационных агентств.

В зависимости от объема и тиража газеты привлекают к работе различное число сотрудников, которые должны выполнять три основных функции газеты - редакционную, техническую и коммерческую. Сейчас редактор более вовлечен в технический процесс, чем когда-либо ранее. Редактирование, будь то материалы, полученные от телеграфных агентств или от собственных корреспондентов, касается в первую очередь языка.

Ответственный секретарь и его функции

Секретариат редакции, начальником которого является ответственный секретарь, в нынешнем понимании – это организационно творческий центр редакции и управления ее коллективом. Это штаб редакции, отдел, разрабатывающий тактику действий и воплощающий ее в жизнь. Сегодня это звено имеется почти в каждом печатном издании. Ответственный секретарь и его заместители (не путать с должностью секретаря, отвечающего за бумагооборот и т.п.) отвечают за сдачу номера в срок, за правильное функционирование механизмов редакции, за контроль над исполнением редакционных заданий.. А также – непосредственно занимаются подготовкой номеров газеты и руководят процессом ее выпуска.

Первое упоминание о секретариате в принципиально иной роли, руководящей, можно найти в пособии С.Н. Срединского 1918 года: «Кроме редактора, даже в небольших газетах, имеется секретарь, на обязанности которого, кроме приема посетителей, лежит просмотр остального, не исправленного редактором, материала»7. Секретарю предписывалось участвовать в вычитке материалов, следить за тем, чтобы они были переписаны, правильно сокращены, чтобы у каждой заметки был заголовок. Самое главное – секретарь должен был на каждом оригинале оставлять указания для наборщика (каким шрифтом набирать материал, в каком отделе газеты его помещать). Что уже непосредственно влияло на внешний вид газеты.

Таким образом, начиная с шестидесятых годов, секретариат окончательно утвердился как организационно-творческий центр управления редакционным коллективом: «Ответственный секретарь редакции – первый помощник редактора газеты и его заместителя. Член редакционной коллегии (где она имеется). Ведает секретариатом редакции, составляет редакционные планы, координирует работу отделов, руководит всеми процессами, связанными с выпуском и оформлением газеты. Осуществляет, по указанию редактора, оперативное и административное руководство отделами и сотрудниками»9.

Но самой главной функцией ответственного секретаря остается функция контроля и координации деятельности работы коллектива. Журналисты так устроены, что в какое время им не назначь дедлайн, они будут все равно сдавать материалы «впритык». Сколько функций на них не возложи – они все равно будут забывать сделать, например, подпись под фотографию, или анонс на радио на свой текст. Ответственный секретарь обязан следить за всем множеством процессов, протекающих в редакции и контролировать правильность их временного и качественного исполнения. Он единственный не должен забывать ни об одной из тысячи мелочей процесса выпуска газеты.

Компьютер способен принять информацию, передать ее, отобразить время ее поступления и характер произведенных изменений, но он не может указать журналисту на его ошибки, заставить его сдать материал в срок, откорректировать заголовок, проверить качество работы. Ответственный секретарь – может. В управлении журналистским коллективом

Управленец

Именно ответственный секретарь распределяет заказы среди фоторепортеров и художников-графиков, впоследствии контролируя их рабо­ту. Он принимает журналистские тексты и переадресовывает их в соответству­ющие отделы, разбирает почту (приглашения, уведомления, письма).

Нормировщик

Ответственный секретарь определяет сумму гонорара, которую создатель получит за свои текст, рисунок, инфографику или снимок, на основании зат­раченных усилий и времени данного сотрудника, степени сложности работы, качества исполнения, авторства идеи. Причем секретарю следует учитывать, что не всегда опубликованный за подписью журналиста материал является лишь его произведением.

Планирование в редакции

Модели издания и работы редакционного коллектива конкретизируются в процессе планирования деятельности редакции и номеров периодического издания. Планирование – один из ключевых методов управления редакцией. План – одна из главных форм решения, которое принимает руководитель коллектива. Вместе с тем значение этого метода управления редакцией связано с тем, что процесс планирования принимает коллективный характер, в него вовлекаются все журналисты, каждый из которых заинтересован в содержании плана.

Этот опыт связан прежде всего с определением критериев, которыми руководствуются при составлении плана как конкретной программы деятельности редакции. Таких критериев три: определение объекта планирования, его субъекта и периода планирования.

Устанавливая объект планирования, решают, каким будет содержание плана, какая информация должна быть опубликована в периодическом издании. Содержание плана при этом формируется по двум направлениям: тематическому и организационному. Первое из них определяет тематику, характер, жанровые особенности будущих публикаций. Второе – организационные мероприятия, необходимые для обеспечения содержания издания, а также ответственность отделов и журналистов за подготовку материалов. Таким образом, редакционный план имеет содержательно-организационный характер.

Устанавливая субъект планирования, решают кто будет создавать план. Это, прежде всего сами руководители редакции – главный редактор, его заместители, редакционная коллегия. Они определяют направление плана, его цели и главные задачи. Они же принимают и окончательное решение, утверждая план, который становится документом – основой работы всего коллектива. Такое общее планирование – важный компонент процесса руководства редакцией.

В роли субъекта планирования выступает секретариат редакции. Он формирует общередакционные планы, которые затем представляет руководству на рассмотрение. Секретариат разрабатывает и некоторые специальные планы – газетных кампаний и др. Субъектом планирования является и каждый отдел редакции, где создается план его работы. Наконец, каждый журналист активно участвует в составлении плана его индивидуального труда. Так, руководя процессом планирования в редакции, определяют кто, на каком уровне и для кого должен составлять планы.

Последний критерий – период планирования, т.е. время действия плана. Все редакционные планы разделяются на долгосрочные, среднесрочные и оперативные. В плане работы огромную роль играет временной фактор. В долгосрочном плане он определяет лишь период – перспективу. В других планах время конкретизируется – до определенных дат и сроков – сдачи материала, выпуска номера и т.д.

Редакционному плану предъявляют жесткие требования: он должен соответствовать целям и задачам периодического издания, его модели, входить в систему планирования, обеспечивать ее конкретность и оперативность. В каждой редакции разрабатывают свою систему планирования, соответствующую особенностям издания и коллектива, который обеспечивает его подготовку и выпуск. Шаблон здесь недопустим. Если в редакции ежедневной газеты возможна разработка квартального перспективного плана, на основе которого строятся все рабочие планы, то в редакции еженедельного издания планирование идет от перспективного плана к планам каждого номера.

Немалую роль в этой системе могут играть специальные планы – тематических, целевых номеров и др. С помощью методов программно-целевого планирования создают планы коллективных редакционных акций, прежде всего кампаний, целевые программы освещения важных тематических направлений, например выборных кампаний, и др. Обычно эти планы и акции охватывают большой период и способствуют целеустремленности работы коллектива.

Конкретность редакционного рабочего плана обеспечивает ясное представление о его целях и реальных задачах, поставленных как перед подразделениями коллектива, так и отдельными журналистами. Конкретизация, детализация плана усиливается с понижением уровня планирования и его субъекта. Наименее детализирован перспективный план, в нем подчас ограничиваются указанием основных тематических направлений публикаций. Несравненно конкретнее рабочие, особенно оперативные планы – недельный и отдельного номера. План отдела детализированное общередакционного плана. Как и недельный план редакции, он должен давать основу –информацию для реального задания журналисту, содержащего основные характеристики его будущего выступления.

Все редакционные планы строятся на рубриках периодического издания, особенно на постоянных и долговременных. Эти рубрики – остов, скелет плана, они обозначают его главные направления, тематические разделы.

Предмет и задачи курса

Похожая информация.

Данная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.

Предисловие

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность "Ответственный секретарь" относится к категории "Руководители".

1.2. Квалификационные требования - полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист). Стаж работы на должностях руководителей низшего уровня - не менее 5 лет.

1.3. Знает и применяет в деятельности:
- действующее законодательство по вопросам политики и информации;
- постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы органов высшего уровня относительно деятельности главной редакции (студии, дирекции, творческого объединения);
- информацию об общественно-политических событиях, состояние и перспективы развития хозяйственной, научной и культурной жизни в стране и за рубежом;
- технические средства и технологию создания телевизионных (радио-) передач;
- основы авторского и трудового законодательства;
- экономику, организацию труда и управления;
- основы планирования и финансирования;
- формы и системы оплаты труда и материального стимулирования;
- нормативные акты и методические рекомендации из регламентации деятельности творческих работников;
- правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.

1.4. Ответственный секретарь назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Ответственный секретарь подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Ответственный секретарь руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Ответственный секретарь во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Обеспечивает планово-финансовую и административно-хозяйственную деятельность главной редакции (студии, дирекции, творческого объединения).

2.2. Организует работу по подготовке проектов календарно-тематических и производственно-финансовых планов главной редакции (студии, дирекции, творческого объединения).

2.3. Следит за выполнением утвержденных планов и представлению в установленные сроки отчетной документации.

2.4. Участвует в разработке планов работы редакционно-художественного совета, организует ее работу и контроль за выполнением принятых решений.

2.5. Обеспечивает рациональное использование гонорарного фонда, правильное применение ставок и расценок при оплате труда авторов и участников передач, выплату вознаграждения зарубежным участникам программ (передач).

2.6. Контролирует правильное оформление и определение условий договоров с авторами, участниками программ (передач) и сторонними организациями, соблюдение сторонами условий заключенных договоров.

2.7. Участвует в составлении проектов смет расходов на подготовку программ (передач), готовит документы на выплату постановочных и дополнительных вознаграждений.

2.8. Осуществляет контроль за использованием средств во время расчета со сторонними организациями за оказанные услуги главной редакции (студии, дирекции, творческому объединению), визирует документы на оплату.

2.9. В пределах своей компетенции осуществляет контроль за работой структурных подразделений, соблюдением установленных сроков подготовки программ (передач), контролирует выполнение плана языковыми отделами, обобщает материалы по выполнению производственных заданий (норм выработки) сотрудниками главной редакции (студии, дирекции, творческого объединения).

2.10. Организует проведение творческих и производственных совещаний работников главной студии (в редакции, дирекции, творческого объединения).

2.11. Организует работу по подбору кадров, обеспечивает сочетание экономических и административных методов руководства, моральных и материальных стимулов в повышении эффективности теле-, радиопроизводства, качества теле-, радиопрограмм (передач), внедряет в практику работы коллектива прогрессивные формы организации и оплаты труда.

2.12. Обеспечивает материально-техническое снабжение главной редакции (студии, дирекции, творческого объединения) и необходимые условия труда и отдыха работников.

2.13. Контролирует соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой и производственной дисциплины, правил охраны труда.

2.14. Обеспечивает ведение табельного учета.

2.15. Готовит проекты приказов по главной редакции (студии, дирекции, творческому объединению), доводит до сведения руководителей структурных подразделений постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы по их деятельности, контролирует их выполнение.

2.16. Поддерживает связь с органами государственного и хозяйственного управления, местного самоуправления, творческими и общественными организациями.

2.17. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.18. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

3. Права

3.1. Ответственный секретарь имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Ответственный секретарь имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Ответственный секретарь имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Ответственный секретарь имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Ответственный секретарь имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Ответственный секретарь имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Ответственный секретарь имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Ответственный секретарь имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Ответственный секретарь имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

4.1. Ответственный секретарь несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Ответственный секретарь несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Ответственный секретарь несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Ответственный секретарь несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Ответственный секретарь несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Ответственный секретарь несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Ответственный секретарь несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

I. Общие положения

1. Ответственный секретарь редакции относится к категории руководителей.

3. Ответственный секретарь редакции должен знать:

3.1. Законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати.

3.2. Специфику информационной работы.

3.3. Основы газетно-журнального производства.

3.6. Методы подготовки материалов в печать.

3.7. Методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий.

3.8. Стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала).

3.9. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.

3.10. Основы организации труда и управления.

3.11. Основы трудового законодательства.

3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

II. Должностные обязанности

Ответственный секретарь редакции:

1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.

2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.

3. Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.

4. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.

5. Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.

6. Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).

7. Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.

8. Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.

9. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.

10. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.

11. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.

III. Права

Ответственный секретарь редакции имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

2. Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3. Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.

IV. Ответственность

Ответственный секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

ФАЙЛЫ

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Кадровое агентство «Аспект» может осуществить поиск и подбор персонала на вакансию Ответственный секретарь.

1. Общие положения

2. Должностные обязанности

3. Права

4. Ответственность